Notaría
Traducciones y apostillas: ¿qué necesito?
Es una llamada que recibimos casi todos los días: “me pidieron el documento apostillado y traducido, ¿qué llevo?”. Y casi siempre viene con prisa, porque del otro lado hay una cita, un consulado o un trámite con fecha.
La respuesta tiene una parte corta que sirve para casi todos los casos, y una parte que de verdad depende. Vamos a darle las dos, sin adornos.
La regla que más viajes cuesta: el original
Para apostillar un documento se necesita el documento original. Siempre. Una apostilla no se puede hacer sobre una fotocopia, por buena que esté la copia y por más que se vea igual.
No es una regla de esta oficina. El Secretario de Estado de Illinois lo dice en una sola línea:
“All documents being authenticated must be originals.”
Todos los documentos que se autentican deben ser originales. Si usted llega con una fotocopia, no hay nada que hacer ese día.
Guárdese esta frase, porque resuelve la mitad de las dudas: para la apostilla, el original; para la traducción, también nos gusta tener el original, y ahorita le explicamos por qué.
Qué es una apostilla y qué no es
Vale la pena entenderlo, porque mucha gente cree que la apostilla “certifica” que el documento es verdadero o que dice la verdad. No es eso.
El Secretario de Estado de Illinois lo describe así:
“The Illinois Secretary of State provides an Apostille or Certificate of Authority to authenticate Illinois public officials’ signatures on documents to be used outside the U.S.”
O sea: autentica la firma del funcionario público que aparece en el documento, para que ese documento se pueda usar fuera de Estados Unidos. Y la misma página agrega la parte que casi nadie sabe:
“The Apostille does not validate the contents of the document.”
La apostilla no valida lo que el documento dice. Solo confirma que la firma y el sello que trae son de quien dicen ser.
Hay dos certificados, y cuál le toca depende del país al que va el documento:
- Apostille, para países que forman parte del Convenio de La Haya.
- Certificate of Authority, para los países que no.
Usted no tiene que averiguar cuál es cuál. Díganos a qué país va el documento y nosotros lo vemos.
Un detalle práctico, para que no lo eche a perder después de tanto trámite: una vez que el certificado viene engrapado al documento, no lo despegue. La propia oficina lo advierte — “Removing it will make the Apostille or Certificate invalid” — si se quita, deja de valer.
Qué documentos sí se pueden apostillar
Acta de nacimiento, acta de matrimonio, divorcio
Aquí es donde más se confunde la gente con la palabra “original”.
El original, para este trámite, es una copia certificada emitida por la oficina que guarda el registro. No es el papel que usted tiene guardado en un cajón desde hace veinte años.
El Secretario de Estado de Illinois lo pone por tipo de documento:
“Birth certificate—Must be a certified copy from the county clerk, local registrar, or Illinois Department of Public Health.” “Marriage license—Must be a certified copy from the county clerk.” “Divorce decree—Must be a certified copy from the circuit clerk.”
Si lo que usted tiene es una fotocopia, o un acta muy vieja y maltratada, el primer paso no es venir acá: es pedir una copia certificada nueva en esa oficina. Cuando la tenga en la mano, nosotros seguimos desde ahí.
Una declaración jurada o una carta que usted tiene que firmar
Este caso es distinto y es más fácil, porque el documento todavía no existe: lo va a firmar usted.
En esos casos lo notarizamos aquí mismo y después lo apostillamos. Es un solo viaje a la oficina para la parte que nos toca a nosotros.
Para esa firma aplican las mismas reglas de siempre: identificación válida con foto, todas las páginas y el documento sin firmar. Están explicadas con detalle en qué necesito para notarizar un documento, y ahí también está la diferencia entre un Notary Public de Illinois y lo que en Latinoamérica se conoce como notario — que no es lo mismo, y conviene leerlo antes de firmar nada.
Su identificación: no
Lo decimos claro porque es la pregunta que más se repite y la que más gente se regresa sin resolver.
Una identificación no se puede apostillar. El estado no lo permite. No importa si es licencia, matrícula consular o cualquier otra credencial.
Si a usted le dijeron que llevara “su identificación apostillada”, casi siempre lo que le están pidiendo es otro documento: su acta de nacimiento, su pasaporte, o una declaración firmada ante un Notary Public donde usted haga constar sus datos. Llámenos y díganos con sus propias palabras qué fue lo que le pidieron. Le decimos cuál es el documento que sí se puede apostillar, antes de que gaste un viaje.
Casos que no pasan por Illinois
Hay documentos que la oficina de Illinois simplemente no puede autenticar, y lo dice ella misma:
- Documentos emitidos bajo el sello de una corte o una agencia federal: “Documents issued under the seal of a federal court or agency must be authenticated by the U.S. Department of State.”
- Antecedentes del FBI: la autenticación hay que pedirla al momento de mandar la solicitud, no después.
- Documentos emitidos por otro país: Illinois no los autentica.
Documentos de otros estados y cuánto se tarda
Nosotros le tramitamos la apostilla de un documento de cualquier estado del país, no solo de Illinois. Cada estado autentica lo suyo, y nosotros hacemos la gestión que corresponda.
Lo que sí cambia es el tiempo:
- Documentos de Illinois: normalmente menos de siete días.
- Documentos de otros estados: se tarda más, y cuánto más depende del estado. No le vamos a dar un número aquí, porque sería inventarlo. Tráiganos el documento y le decimos qué esperar.
Traducciones certificadas: por qué le pedimos el original
Cuando usted trae un documento para traducir, le pedimos el original, nos quedamos con una copia y la traducción se certifica contra ese original.
La razón, en palabras simples: muchas agencias exigen que el traductor certifique que tradujo del documento original, no de una fotocopia. Si la traducción se hizo sobre una copia y la agencia pide esa certificación, el trabajo no sirve — y eso se descubre hasta el final, que es lo caro.
Una nota sobre las apostillas y las traducciones juntas, porque a mucha gente le piden las dos. El Secretario de Estado de Illinois dice esto:
“We don’t provide translation services. If you need a translation, you must have your document translated and notarized before applying for authentication.”
Ellos no traducen; el documento se traduce y se notariza antes de pedir la autenticación. Lo que esa página no dice es quién puede hacer esa traducción ni si la traducción también se autentica. Como no lo dice, nosotros no lo vamos a inventar aquí. Eso se ve caso por caso, con el documento enfrente.
“Solo tengo una foto en el teléfono” — depende de adónde va
Esta es la parte que no tiene una respuesta única, y preferimos decírselo así en lugar de darle una regla bonita que después no se cumpla.
Hay trámites que aceptan una copia clara, incluso una foto que usted nos manda por mensaje. Y hay trámites que no: exigen que la traducción esté certificada contra el documento original.
¿De qué depende? De adónde va la traducción. Cada agencia, consulado, escuela o corte pone sus propios requisitos, y no son iguales entre sí. Nadie puede resolverlo mirando nada más el documento en la pantalla; hay que saber para qué trámite es.
Por eso la respuesta honesta es también la más útil: llámenos al (773) 453-5555 o pase a la oficina con el documento, y le decimos antes de que pague. Preferimos decírselo en dos minutos por teléfono a que usted pague un trabajo que no le van a aceptar.
Puede mandarnos el documento antes de venir
Para traducciones, sí: puede mandarnos el documento por mensaje para que vayamos empezando el trabajo. Cuando venga, trae el original, y la certificación se emite contra ese original. Así el trabajo ya va adelantado cuando usted llega.
Para notarizar, no. Un documento no se puede notarizar desde una copia que nos manden: la persona que firma tiene que estar presente. La ley de Illinois lo dice de frente — el Notary Public tiene que determinar que “the person appearing before the notary” es quien firma. No es una preferencia de la oficina; es cómo funciona.
El pago va por adelantado
Para que no haya sorpresas en el mostrador: el pago se hace por adelantado, antes de que empecemos el trabajo.
Los precios no los ponemos aquí porque cambian según el documento. Los puede ver en nuestra página de precios o se los damos en la oficina, antes de que usted decida.
Lo que no hacemos, y conviene saberlo de antemano
- No redactamos su documento por usted, ni le decimos qué debe decir.
- No le damos asesoría legal sobre su asunto ni sobre su caso de inmigración. Si lo que usted necesita es que alguien lo aconseje sobre qué le conviene, eso es trabajo de un abogado, y se lo vamos a decir de frente.
- No prometemos que su trámite va a ser aceptado. Quien decide es la agencia, el consulado o la corte a donde va el documento. Lo que nosotros hacemos es que el documento salga bien hecho y completo.
Antes de manejar hasta acá
Junte esto y se ahorra el viaje de regreso:
- El documento original — y si es acta de nacimiento, matrimonio o divorcio, la copia certificada de la oficina que lo emitió.
- A qué país o a qué agencia va. Es el dato que define todo lo demás.
- Su identificación válida con foto, si hay algo que firmar.
Estamos en 4012 W Armitage Ave, Chicago IL 60639, atendemos en español y no necesita cita. Si prefiere asegurarse antes de venir, llámenos al (773) 453-5555, o vea todo lo que hacemos en servicios de Notary Public y trámites.