Notaría
¿Qué necesito para notarizar un documento?
Es de las preguntas que más nos hacen por teléfono, y casi siempre viene con prisa: “tengo que notarizar unos papeles, ¿qué llevo?”. La respuesta corta son cuatro cosas. La respuesta larga incluye algo que conviene entender antes de firmar nada — y es que en Illinois un Notary Public no es un notario, aunque la palabra se parezca.
Vamos por partes.
Qué traer
1. El documento sin firmar y sin fechar
Empezamos por aquí porque es lo que más gente trae ya hecho, y es lo que más viajes de regreso causa.
Hay certificados notariales en los que la firma tiene que ocurrir enfrente del Notary Public. No es capricho de la oficina: el texto viene impreso en la ley de Illinois. Para una declaración bajo juramento dice, literal:
“Signed and sworn (or affirmed) to before me on _________(date) by _____________________(name/s of person/s making statement).”
Y para cuando el Notary Public presencia una firma:
“Signed or attested before me on __________(date) by __________________(name/s of person/s).”
Firmado ante mí. Si usted ya firmó en la cocina de su casa, esa frase deja de ser cierta y ese certificado no se puede usar. Por eso la instrucción de la oficina es simple y sin excepciones: tráigalo sin firmar y sin fechar. Firmar toma diez segundos aquí; conseguir otra copia limpia puede tomarle el día.
2. Una identificación válida con foto, emitida por el gobierno
El Notary Public no certifica lo que dice su documento. Certifica que la persona que firma es quien dice ser. Sin identificación no hay nada que certificar.
En la oficina escaneamos su identificación al momento de firmar y esa copia queda guardada en su expediente. Así, si algún día alguien pregunta quién firmó, la respuesta está a la mano.
3. Todas las páginas, no solo la de la firma
Mucha gente llega con la última hoja porque “es la única que se firma”. No sirve. El Notary Public tiene que ver el documento completo para saber qué acto notarial corresponde. Traiga el paquete entero.
4. Que el documento esté completo
Sin espacios en blanco, sin “eso lo llenamos allá”. La ley de Illinois es tajante en dos puntos que se juntan aquí: un Notary Public no está autorizado a preparar ningún instrumento legal ni a llenar los espacios en blanco de un documento — solamente el certificado notarial — y no puede cambiar nada en el documento después de que alguien ya lo firmó. O sea que los huecos no se pueden llenar aquí: ni antes, ni después.
Qué identificación sirve
La ley de Illinois (5 ILCS 312, Artículo VI) dice que el Notary Public tiene evidencia satisfactoria de quién es usted por una de tres vías:
“(1) is personally known to the notary; (2) is identified upon the oath or affirmation of a credible witness personally known to the notary; or (3) is identified on the basis of identification documents. Identification documents are documents that are valid at the time of the notarial act, issued by a state agency, federal government agency, or consulate, and bearing the photographic image of the individual’s face and signature of the individual.”
En la práctica, la tercera vía es la de casi todo el mundo. Su identificación tiene que pasar cuatro pruebas, todas al mismo tiempo:
- Vigente el día del acto notarial.
- Emitida por una agencia del estado, por una agencia del gobierno federal o por un consulado.
- Con la fotografía de su cara.
- Con su firma.
Una identificación vencida no pasa la primera prueba, por más que sea suya y por más que se le parezca. Una credencial del trabajo o del gimnasio no pasa la segunda. Si no está seguro de la que trae, llámenos antes de venir y le decimos.
Una cosa más, para que no lo sorprenda: la misma ley dice que un Notary Public no tiene obligación de realizar un acto notarial y puede negarse sin dar más explicación. No es algo que se haga por gusto — pasa cuando algo no cuadra — y existe precisamente para protegerlo a usted.
¿Es lo mismo un notario que un Notary Public en Chicago?
Aquí está la confusión que le cuesta dinero a mucha gente cada año. Si usted llegó a esta página buscando un notario en Chicago, esto es lo primero que conviene saber.
En México, y en casi toda Latinoamérica, un notario es un abogado con licencia. Redacta el documento, le aconseja sobre la ley, le dice qué le conviene poner y responde por lo que quedó escrito. Es una figura de mucho peso.
En Illinois, un Notary Public es otra cosa completamente distinta. No tiene que ser abogado, y como Notary Public no puede hacer nada de lo anterior. Su trabajo es verificar quién es usted y presenciar su firma. Eso es todo. La ley se lo dice expresamente:
- No está autorizado a preparar ningún instrumento legal, ni a llenar los espacios en blanco de un documento — solamente el certificado notarial.
- No está autorizado a explicar, certificar ni verificar el contenido de ningún documento.
Léalo otra vez: no puede explicarle el contenido. Si usted le pregunta a un Notary Public “¿esto me conviene?” o “¿qué debe decir aquí?”, la respuesta honesta y legal es que no le puede contestar. La única excepción que trae la ley es cuando ese Notary Public además es abogado y él mismo preparó el documento.
Por eso en esta oficina nunca decimos que somos “notarios”. No lo somos, y usar esa palabra haría que usted esperara algo que aquí no se puede dar. Tenemos Notary Public, que certifica firmas. Cuando lo que usted necesita es que alguien redacte, revise o le aconseje sobre su asunto legal, lo que necesita es un abogado, y se lo vamos a decir de frente aunque eso signifique que se lleve el papel a otro lado.
Que quede claro, porque es justo lo que lo protege: no redactamos su documento por usted, no le decimos qué debe decir y no le damos asesoría legal sobre su caso.
Un detalle que sí resolvemos aquí, y que la ley exige: un Notary Public no puede tomar la firma de alguien que no habla ni entiende inglés, a menos que la naturaleza y el efecto del documento se le traduzcan a un idioma que sí entienda. Como atendemos en español, eso se hace en el momento.
Traducciones y apostillas
Dos trámites que llegan de la mano con la notarización. Aquí vamos a ser breves y honestos.
La apostilla. El Secretario de Estado de Illinois la describe así: “The Illinois Secretary of State provides an Apostille or Certificate of Authority to authenticate Illinois public officials’ signatures on documents to be used outside the U.S.” — autentica la firma del funcionario público de Illinois que aparece en el documento, para que ese documento se pueda usar fuera de Estados Unidos. Y agrega algo importante: “The Apostille does not validate the contents of the document” — la apostilla no valida lo que el documento dice.
Cuál de las dos le toca depende del país: Apostille para países que son parte del Convenio de La Haya, Certificate of Authority para los que no. Y hay una regla dura: “All documents being authenticated must be originals” — todos los documentos que se autentican deben ser originales.
Sobre traducciones, la misma oficina dice: “We don’t provide translation services. If you need a translation, you must have your document translated and notarized before applying for authentication.” La página no dice quién puede hacer esa traducción ni si la traducción también se autentica. No lo vamos a inventar aquí.
Lo que sí le podemos decir de nuestra oficina: para una traducción certificada necesitamos tener el documento original, porque una traducción certificada se transcribe del original, no se redacta de memoria.
Como lo que se necesita cambia según el país al que va el documento, esto se resuelve mejor por teléfono que por internet. Llámenos al (773) 453-5555 con el documento en la mano y le decimos qué sigue. Los precios los puede ver en nuestra página de precios o se los damos en la oficina.
Si le falta algo
Venga de todos modos.
Muchas veces lo que falta se arregla en el mostrador: una página que se puede reimprimir, una duda sobre cuál identificación usar, un documento que en realidad necesitaba otro tipo de certificado. Y si de plano no se puede ese día, se lo decimos de una vez y le explicamos exactamente qué traer la próxima.
Estamos en 4012 W Armitage Ave, Chicago IL 60639, atendemos en español y no necesita cita. Si prefiere asegurarse antes de manejar hasta acá, llámenos al (773) 453-5555 o vea todo lo que hacemos en servicios de Notary Public y trámites.