Payroll

¿Qué necesito para empezar mi payroll y mi bookkeeping?

Publicado el 11 de septiembre de 2026

Arrancar la nómina y los libros de un negocio no se atora por falta de ganas. Se atora por dos o tres papeles del gobierno que nadie le dijo que iba a necesitar, y que tardan en llegar. Aquí le decimos exactamente cuáles son, para que los vaya juntando desde hoy y no pierda una quincena esperando.

Este artículo es para el negocio que ya existe. Si todavía no lo abre, empiece por ¿qué documentos necesito para abrir mi negocio?.

Revisado el 11 de septiembre de 2026. Los plazos, las multas y las reglas de las agencias se mueven: verifique antes de confiar en una fecha o en una cantidad de este artículo.

Lo que necesitamos de usted, el patrón

Son seis cosas. Las primeras cuatro son papeles del gobierno y del banco; las últimas dos son decisiones suyas.

1. La carta del IRS con su número de patrón (EIN) — la CP-575. Es la carta que le llegó cuando sacó el EIN. Aquí va el detalle que tumba más declaraciones: el nombre del negocio tiene que quedar igual que en esa carta, letra por letra. Si en la carta dice “Taqueria” sin acento y nosotros ponemos “Taquería”, el gobierno rechaza la declaración completa — no la corrige, la rechaza. Si perdió la carta, nosotros le pedimos al IRS una copia (se llama 147C).

2. La cuenta de banco del negocio. Número de ruta y número de cuenta, y su permiso para que los impuestos de nómina salgan de ahí. Cuando el EIN es nuevo, el IRS manda por correo una carta con un PIN para pagar en línea: guárdela, porque con esa carta se activa el sistema de pagos. Tarda cerca de una semana en llegar, así que este paso se empieza temprano.

3. Sus números de Illinois. Su número de cuenta del Departamento de Ingresos (IDOR) y su número de desempleo (IDES). Si el negocio es nuevo y no los tiene, nosotros los tramitamos — pero necesitamos saber la fecha en que empezó, o va a empezar, a tener empleados en Illinois, porque el estado pide el registro dentro de los 30 días de que el negocio empieza a operar (plazo revisado el 11 de septiembre de 2026; verifique antes).

4. La póliza de workers’ comp, activa ANTES del primer empleado. No el mismo día, no la semana siguiente: antes. Necesitamos el nombre de la aseguradora y el número de póliza, y usted tiene que poner el aviso a la vista en el local. Esta es la que más caro cuesta olvidar: en Illinois la multa corre por día, con un mínimo que se cuenta en miles de dólares. Al 11 de septiembre de 2026 la referencia era de $500 por día, con un mínimo de $10,000 — verifique antes, porque estas cantidades cambian.

5. La fecha de la primera nómina y cada cuándo paga. Semanal, cada dos semanas, quincenal — y desde qué fecha. Si tiene dos grupos que se pagan distinto (los de cocina cada semana, los de oficina cada quincena), son dos calendarios y hay que decirlo. Sin este dato no se genera el trabajo de nómina y simplemente no pasa nada el día del corte. Es el paso que más se olvida.

6. Cómo nos van a llegar las horas. Escoja uno: (a) es sueldo fijo y no hay horas que mandar; (b) nosotros entramos a su sistema y las bajamos — díganos a cuál; o (c) usted nos las manda por teléfono o por texto antes del corte. Sin una respuesta a esto, la nómina no tiene de dónde salir.

Y tres cosas cortas más: si el negocio es de temporada; la dirección de cada local, aunque sea uno solo; y si su nómina ya corre sola por QuickBooks, porque entonces nuestro trabajo es revisarla, no declararla.

Al final usted firma los permisos que nos autorizan a declarar y pagar por su negocio ante el IRS y ante Illinois. Los firma alguien con autoridad legal sobre el negocio —el dueño, un socio, un oficial— y le escaneamos la identificación el mismo día que firma. Si firma quien no debe, la autorización se rechaza y hay que volver a empezar.

Y de cada empleado, esto

La lista es la misma para el primer empleado y para el número cuarenta:

• W-4 federal firmada, antes del primer cheque.
• IL-W-4 de Illinois firmada, el primer día o antes. Sin ella, al empleado se le retiene al máximo y le llega un cheque más chico de lo que esperaba.
• Formulario I-9 completo. Este se queda con usted, no se manda a ninguna agencia — pero si llega una inspección, tiene tres días para enseñarlo (plazo revisado el 11 de septiembre de 2026; verifique antes).
• Identificación con foto y tarjeta del Seguro Social.
• Permiso de trabajo, donde aplique, con la fecha en que vence. Esa fecha se anota para renovarlo antes de que se venza, no después.
• La oferta o el contrato firmado.
• Si el empleado quiere depósito directo: una autorización firmada por él y un cheque anulado.

Sobre el depósito directo, una cosa que muchos patrones no saben y se equivocan de buena fe: en Illinois el depósito directo es voluntario y no se le puede exigir a un empleado. Usted lo ofrece; el empleado decide. Si dice que no, se le paga con cheque.

Y cuando contrata a alguien nuevo hay que reportarlo al estado dentro de los 20 días, contratistas incluidos (plazo revisado el 11 de septiembre de 2026; verifique antes). Eso lo hacemos nosotros con los mismos datos de la lista, sin que usted tenga que hacer nada extra.

Los cuatro datos sin los cuales nadie cobra

Aquí está la diferencia que le conviene tener clara, porque le va a pasar.

Que falte un papel atrasa el expediente. Que falte uno de estos cuatro datos detiene el cheque:

1. Nombre
2. Apellido
3. Dirección
4. Número de Seguro Social

Con los cuatro completos, esa persona cobra aunque su fólder esté a medias. Sin uno de los cuatro, el sistema no deja procesar ese pago — solo el de esa persona, no el de los demás. Así que cuando ande corriendo el día antes del corte, persiga esos cuatro datos primero y los papeles después.

Para llevarle los libros: lo de cada periodo

Esto es lo que nos manda cada mes, o cada periodo que acordemos:

• Los estados de cuenta del banco de todas las cuentas del negocio, del periodo completo. No un resumen ni una foto de la aplicación: el estado de cuenta.
• Los estados de las tarjetas de crédito del negocio.
• Las ventas, separadas por local: totales, gravables, no gravables y exentas, con el reporte que sale de su caja registradora o de su sistema de punto de venta. Si nos da acceso a su sistema (Square, Toast, Clover), lo bajamos nosotros y usted se olvida.
• Los recibos, las facturas y las cuentas que respaldan esos movimientos.
• La información de nómina antes del corte: horas, sueldos, propinas, bonos, quién entró, quién salió y qué cambió.

La carta del gobierno: cinco días, y el reloj ya empezó

De toda esta página, si se queda con una sola cosa, que sea esta.

Cualquier carta del IRS, del Departamento de Ingresos de Illinois, del IDES o de la Ciudad de Chicago: pásenosla dentro de unos cinco días. Aunque no la entienda. Aunque parezca que no dice nada.

El motivo es este: el plazo para contestar corre desde la fecha impresa en la carta, no desde el día que usted la abre. Una carta que se queda tres semanas en la guantera de la camioneta nos llega con la mitad del tiempo ya gastado, y a veces con el tiempo completo vencido. La misma carta, entregada a tiempo, casi siempre se resuelve con una llamada.

Si ya le llegó una y quiere entender qué dice, tenemos un artículo completo: me llegó una carta del IRS.

Y una sola vez, al principio

Esto no se repite cada mes. Se junta una vez y queda:

• Las declaraciones de años anteriores del negocio (1120, 1120-S, 1065 o Schedule C), con las tablas de depreciación. De ahí salen los saldos con los que abrimos sus libros. Sin la tabla de depreciación, lo que se descuenta por sus equipos y su camioneta empieza de cero y usted pierde deducciones que ya tenía ganadas.
• Los papeles de sus préstamos, con la tabla de pagos. Es lo que nos deja separar cuánto de cada mensualidad es capital y cuánto es interés. Solo el interés es gasto.
• Cuatro fechas. Cuándo se incorporó el negocio, cuándo le dieron la licencia, cuándo empezó la nómina y cuándo abrió la cuenta de impuesto sobre ventas. Parecen puro trámite, pero de esas cuatro fechas salen todas las fechas límite que su negocio va a tener en el año. Por eso las pedimos bien desde el primer día.
• La lista de sus locales y en qué estados declara.
• Si viene de otro contador: usted le manda por escrito la solicitud de sus registros. Tiene derecho a recibirlos, incluso si quedó un pleito por honorarios de por medio.
• Su firma en la forma 8821 desde el primer día. Con eso le pedimos sus historiales al IRS y vemos, con datos y no de oídas, si quedó algo sin declarar.

Y una decisión corta por cada renglón de arriba: ¿nos lo manda usted, lo bajamos nosotros, o nos lo trae en papel? Contestar esto una vez define a quién le hablamos cuando algo falta, y le ahorra la mitad de las llamadas del mes.

Si ya traía nómina o libros con otra persona

Es otro caso y lleva otra lista, más larga, porque hay que amarrar lo que ya se declaró en el año con lo que vamos a declarar nosotros. No es complicado, pero no se resuelve leyendo una página: háblenos y le armamos la lista de su caso en una llamada corta.

Si le falta algo, empecemos de todos modos

Casi nadie llega con la lista completa, y casi nunca es motivo para no empezar. Si tiene el EIN pero no los números de Illinois, si ya tiene a la gente trabajando pero no las W-4 firmadas, si no ha decidido cada cuándo va a pagar — venga igual. Se avanza con lo que hay y le decimos cuál es la única cosa que de verdad está deteniendo el arranque.

Nosotros preparamos y presentamos sus declaraciones con la información que usted nos da; no somos abogados, y las decisiones legales de su negocio no son nuestras para tomarlas.

Vea también nómina (payroll), contabilidad (bookkeeping) y, si su duda es cómo le paga a su gente, 1099 vs W-2. Los precios están en precios, y para cualquier cosa: regálenos una llamada o escríbanos por WhatsApp. Estamos para apoyarlos en lo que más podamos.