Payroll
Payroll para negocios en Illinois: qué implica, qué sale caro y por qué delegarlo
Usted abrió un restaurante, arma cuadrillas de construcción, tiene una compañía de limpieza o una tienda. Contrató gente porque el trabajo ya no le alcanzaba. Y alguien le dijo “ahora tiene que hacer payroll”, como si fuera hacer cheques los viernes.
No es solo eso. La nómina de un negocio en Illinois es un calendario de depósitos, declaraciones y reportes con tres gobiernos a la vez: el IRS, el Departamento de Ingresos de Illinois y el IDES (el departamento de desempleo del estado). Aquí le explicamos qué lleva, cuáles son los errores que terminan en cartas y multas, y por qué a muchos dueños les conviene dejárselo a alguien más.
Revisado el 11 de septiembre de 2026. Las fechas, los montos y las multas de este artículo los revisamos hoy en las páginas oficiales; están al final. Lo que cambia de un año a otro lleva la nota verifique antes.
Qué es la nómina de verdad (no solo cortar cheques)
Cada vez que usted le paga a un empleado pasan varias cosas, aunque no las vea:
En cada pago. Se calcula cuánto se le retiene de income tax federal, de Social Security, de Medicare y de impuesto de Illinois, y cuánto le toca poner a usted como patrón. El empleado recibe su talón de pago (pay stub), en papel o electrónico: en Illinois se le tiene que dar uno cada periodo. Y a la mayoría de los empleados se les tiene que pagar al menos dos veces al mes, a más tardar 13 días después de que cierra el periodo, o 7 días si les paga cada semana.
Los depósitos. Lo que se retuvo no se queda en su cuenta: se deposita. Al IRS, siempre por vía electrónica. A Illinois, con su propio calendario. Un patrón nuevo casi siempre empieza con depósitos mensuales, a más tardar el día 15 del mes siguiente; más abajo le explicamos cuándo eso cambia.
Cada trimestre, tres declaraciones. A más tardar el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero:
| Declaración | A quién | Qué reporta |
|---|---|---|
| Forma 941 | IRS | Lo retenido de income tax, Social Security y Medicare, más la parte del patrón |
| Forma IL-941 | Departamento de Ingresos de Illinois | La retención de impuesto de Illinois |
| Forma UI-3/40 | IDES | Los sueldos del trimestre y su contribución al desempleo del estado |
Al cerrar el año. Las W-2 se le entregan a cada empleado y se mandan al Seguro Social (con la W-3) a más tardar el 31 de enero, y a Illinois se le mandan por vía electrónica. El mismo 31 de enero vence la 940, la del desempleo federal.
Cada vez que contrata. Hay que reportar a la persona nueva al estado dentro de los 20 días de su primer día en la nómina. Incluye a los contratistas.
Y los papeles se guardan. El IRS pide conservar los registros de impuestos de nómina por lo menos 4 años.
Nada de esto es difícil por separado. Lo que cansa es que no para: hay algo que hacer casi cada semana, y cada fecha que se pasa trae su propia multa.
Los errores que más caro salen
Estos son los que vemos convertirse en cartas del gobierno.
1. Depositar tarde, o no depositar
Es el más caro y el más común. Cuando un depósito llega tarde, el IRS cobra una multa sobre la cantidad que no se depositó a tiempo:
- 2% si se atrasó de 1 a 5 días,
- 5% de 6 a 15 días,
- 10% si pasaron más de 15 días,
- 15% si sigue sin pagar más de 10 días después del primer aviso.
Encima de eso corren intereses. (Porcentajes al 11 de septiembre de 2026; verifique antes.)
Y hay algo que muchos dueños no saben. El dinero que usted le retiene al empleado, su income tax y su parte de Social Security y Medicare, no es del negocio: el IRS dice que usted lo guarda en fideicomiso hasta depositarlo. Si ese dinero no se paga, el IRS se lo puede cobrar personalmente a quien tenía la responsabilidad de pagarlo y a sabiendas no lo hizo: dueños, oficiales, cualquiera con autoridad sobre el dinero. La multa es igual a lo que se quedó sin pagar. Usar “el dinero del IRS” para cubrir la renta de un mes flojo es la forma más rápida de meterse en un problema que ya no es solo del negocio, sino suyo.
2. Pagarle por 1099 a quien en realidad es empleado
No lo escoge usted: lo decide cómo es la relación de trabajo. Si el IRS concluye que su “contratista” era empleado, le cobra la nómina que no se retuvo, más multas e intereses. Lo explicamos completo en 1099 vs W-2: ¿cómo le pago a mi gente en regla?
3. Contratar sin workers’ comp
La ley de compensación de trabajadores de Illinois obliga al patrón a asegurar esa responsabilidad, normalmente con una aseguradora autorizada. Si no lo hace, la multa puede llegar a $500 por cada día sin seguro, con un mínimo de $10,000 (cantidades al 11 de septiembre de 2026; verifique antes). Si el estado concluye que fue a sabiendas, puede ordenar que el negocio pare de trabajar, y la falta puede ser un delito.
La póliza va activa antes del primer día del primer empleado. No después de la primera nómina, no “cuando tenga tiempo”. Para saber qué póliza necesita su negocio, hable con su agente de seguros.
4. No reportar a la persona nueva
Son 20 días desde que empieza en la nómina, y cuentan los contratistas. La multa en la ley es de $15 por cada persona que no se reporta (al 11 de septiembre de 2026; verifique antes). No es la multa más grande de esta lista, pero es de las que más se olvidan cuando se contrata a la carrera, y se suma persona por persona.
5. Perder de vista cuándo vence un permiso de trabajo
Cuando un empleado tiene un permiso de trabajo con fecha de vencimiento, el patrón tiene que volver a verificarlo a más tardar el día que vence. Si no hay prueba de que puede seguir trabajando, el patrón no puede seguir empleándolo. Por eso la fecha se anota desde el primer día y se revisa antes de que llegue, no después.
Hasta ahí llega lo que le podemos decir de este tema. Cualquier pregunta sobre el estatus migratorio de un trabajador va con un abogado de inmigración.
Lo de Illinois que conviene saber
Además de lo federal, Illinois tiene sus propias reglas. Estas son las que más preguntan los dueños:
- Depósito directo: se ofrece, no se exige. En Illinois el patrón no puede obligar al empleado a cobrar por depósito directo. Tiene que ser voluntario de verdad: si al empleado se le da a entender que es condición para contratarlo o para conservar el trabajo, ya no es voluntario. Y si usted ofrece depósito directo, también tiene que ofrecer cheque o efectivo.
- Si paga en efectivo, recibo firmado. Se puede pagar en cash, pero el Departamento del Trabajo de Illinois pide un recibo firmado por el empleado.
- Talón de pago cada periodo, en papel o electrónico.
- Al menos dos veces al mes a la mayoría de los empleados, y dentro de los 13 días después de que cierra el periodo (7 si es semanal).
- El calendario de depósitos de Illinois. Un patrón nuevo, o uno que retuvo $12,000 o menos en el periodo que el estado revisa, deposita cada mes, a más tardar el día 15. Arriba de eso le asignan depósitos dos veces por semana, y entonces tienen que ser electrónicos. (Monto al 11 de septiembre de 2026; verifique antes.) El IRS tiene su propia regla: el primer año calendario usted es depositante mensual, y después depende de cuánto reportó en el periodo que el IRS revisa.
- Nuevo empleado reportado en 20 días y workers’ comp antes del primer empleado, como vimos arriba.
Qué hacemos nosotros y qué queda en sus manos
Llevar la nómina es trabajo de todos los días, y el costo de un error se paga en multas. Por eso muchos dueños prefieren dejarlo en manos de alguien que lo hace a diario.
Lo que hacemos nosotros:
- Calculamos y procesamos la nómina en cada periodo de pago, con cheques o depósito.
- Calculamos las retenciones y los impuestos de nómina que corresponden en cada pago.
- Nos encargamos de esos impuestos de nómina ante el IRS y ante Illinois, una vez que usted nos firma los permisos para hacerlo.
- Llevamos el registro de pagos y retenciones que va a necesitar al declarar y al revisar las cuentas del negocio.
Lo que sigue siendo suyo:
- Quién trabaja, cuánto se le paga y cuántas horas hizo. Usted decide y nos manda las horas antes del corte; nosotros hacemos las cuentas.
- Que el dinero esté en la cuenta del negocio cuando toca pagar la nómina y depositar los impuestos.
- La póliza de workers’ comp, activa antes del primer empleado.
- La forma I-9 de cada empleado, que se queda con usted, y las fechas de los permisos de trabajo.
- Las cartas del gobierno: pásenoslas en cuanto le lleguen. El plazo corre desde la fecha de la carta. Si ya tiene una, vea me llegó una carta del IRS.
Nosotros no somos abogados. Las preguntas sobre despidos, pleitos con un trabajador o el estatus migratorio de su gente van con un abogado laboral o de inmigración.
Qué traer para empezar
La lista completa, lo del negocio y lo de cada empleado, está en ¿qué necesito para empezar mi payroll y mi bookkeeping?
Todo lo que hacemos está en nómina (payroll), y los costos en precios. Si ya tiene gente trabajando y no está seguro de ir al día, regálenos una llamada o escríbanos por WhatsApp: vemos juntos dónde está parado. Estamos para apoyarlos en lo que más podamos.
Fuentes
Todas consultadas el 11 de septiembre de 2026.
- Depositing and reporting employment taxes — IRS (depósitos por vía electrónica; formas 941, 940 y W-2/W-3)
- Publication 15, Employer’s Tax Guide — IRS (calendario mensual o semiweekly; $50,000 en el periodo revisado; $100,000 al día siguiente; patrón nuevo mensual el primer año; sueldo en efectivo; guardar registros 4 años)
- Employment tax due dates — IRS (941 cada trimestre; 940 y W-2 el 31 de enero)
- Failure to deposit penalty — IRS (2%, 5%, 10% y 15%; intereses; causa razonable)
- Employment taxes and the trust fund recovery penalty — IRS (el dinero retenido se guarda en fideicomiso; responsabilidad personal)
- Publication 131, Withholding income tax payment and filing requirements — Illinois Department of Revenue (IL-501 mensual el día 15; $12,000; semi-weekly electrónico; IL-941; W-2 electrónicas a Illinois)
- Quarterly filing requirements — IDES (UI-3/40: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero)
- New hire reporting — IDES (20 días; contratistas incluidos)
- 820 ILCS 405/1801.1 — Illinois General Assembly (multa de $15 por persona no reportada)
- 820 ILCS 305/4, Workers’ Compensation Act — Illinois General Assembly (obligación de asegurar; $500 por día, mínimo $10,000; orden de parar; delito)
- 820 ILCS 115/3 y 820 ILCS 115/4, Wage Payment and Collection Act — Illinois General Assembly (pagar al menos dos veces al mes; 13 y 7 días)
- 820 ILCS 115/10 — Illinois General Assembly (talón de pago cada periodo, en papel o electrónico)
- 56 Ill. Adm. Code 300.600, Payment of Wages — Illinois General Assembly (depósito directo solo voluntario; ofrecer cheque o efectivo)
- Form of payment FAQ — Illinois Department of Labor (no se puede exigir depósito directo; recibo firmado si paga en efectivo)
- Reverifying employment authorization for current employees — USCIS (volver a verificar a más tardar el día que vence el permiso)