Negocios

¿Qué documentos necesito para abrir mi negocio?

Publicado el 9 de septiembre de 2026 · Actualizado el 11 de septiembre de 2026

La mayoría de las citas para abrir un negocio no se atoran por un papel que falta. Se atoran porque el cliente llega sin haber decidido cosas que solo él puede decidir: cómo se va a llamar, quiénes son los dueños, quién manda. Este artículo es para que llegue con eso resuelto y salga con su compañía formada.

Si lo que quiere es entender el camino completo —los pasos, el estado, el IRS, el reporte anual— eso está en ¿cómo abro una LLC en Illinois?. Aquí hablamos de otra cosa: qué trae usted a la oficina.

Lo que tiene que decidir antes de venir

Esto no se trae en un fólder. Se trae pensado, y de preferencia platicado con sus socios si son varios.

1. El nombre — y dos o tres de respaldo. Este es el que más citas echa a perder. El estado no registra dos compañías con el mismo nombre; si el suyo ya está tomado, el trámite se detiene ahí. Traiga su favorito y dos o tres alternativos. Así, si el primero no pasa, seguimos con el segundo el mismo día.

2. A qué se va a dedicar el negocio. En una o dos líneas, en palabras normales: “construcción residencial”, “limpieza de oficinas”, “venta de comida preparada”. Eso se escribe en la forma del estado.

3. Quiénes son los dueños y en qué parte. Nombres completos y direcciones de cada uno, y qué porcentaje le toca a cada quien. Si son dos socios y va mitad y mitad, dígalo así. Si es 70 y 30, dígalo así. Esta conversación es mucho más barata antes de firmar que después.

4. Quién maneja el negocio. ¿Los dueños lo manejan entre ellos, o van a nombrar a alguien que lo maneje? El estado pregunta esto y hay que contestarlo.

5. Si va a ser corporación, cuántas acciones y por cuánto. Aplica solo a las corporaciones: cuántas acciones se autorizan, cuántas se entregan y por cuánto dinero. Aquí hay una trampa que cuesta dinero de verdad: ese número fija el impuesto de franquicia que su corporación va a pagar. Mucha gente pone una cantidad grande porque suena mejor, y lo único que consigue es un impuesto más alto desde el primer día. Ponga el número real. Si va a ser LLC, sáltese este punto.

6. Si va a tener empleados, desde cuándo. La fecha aproximada del primer cheque de nómina. El IRS lo pregunta.

7. La fecha real en que arrancó el negocio. No la fecha del papel de incorporación: la de verdad — cuándo entraron los primeros socios, cuándo compró los primeros bienes o cuándo empezó a operar. Importa por una razón muy concreta: si quiere que su negocio sea S-corporation, el plazo para pedirlo es de 2 meses y 15 días contados desde esa fecha real (plazo revisado el 11 de septiembre de 2026; verifique antes). Es el error que más vemos: el cliente cuenta desde el papel, se pasa el plazo y pierde un año entero de esa forma de tributar. Dígalo desde la primera cita, aunque no esté seguro; nosotros lo ubicamos con usted.

Nosotros preparamos y presentamos las formas con la información que usted nos da, y platicamos con usted qué le conviene fiscalmente entre una LLC y una corporación. Esa plática es de impuestos y de negocio; no es asesoría legal ni representación de abogado.

Lo que tiene que traer

Esta parte sí cabe en un fólder, y es corta:

1. Su identificación con foto. La original. En la oficina sacamos copia y la guardamos en su expediente — es nuestra costumbre para saber siempre con quién estamos tratando.
2. El número personal de la persona responsable del negocio ante el IRS: Social o ITIN. Tiene que ser una persona de carne y hueso — no otra compañía, y tampoco un representante o un abogado puesto de relleno. Normalmente es usted, el dueño.
3. Una dirección de calle en Illinois para el agente registrado. Es quien recibe los papeles legales del negocio. Illinois exige una dirección de calle dentro del estado: un apartado postal solo no sirve, y tiene que ser la dirección del propio agente. Puede ser usted con su propia dirección si vive aquí, o un servicio que se paga aparte — nada más tenga presente que esa dirección queda en el registro público.

Y una cosa más que no es papel: la forma de pagar la cuota del estado, que se paga el mismo día del trámite. Los precios de nuestro servicio están en precios.

Sin Social sí se puede

Dígalo sin miedo, porque es la duda número uno: no necesita seguro social para abrir su negocio. El estado de Illinois registra compañías, no personas. Y el número federal del negocio, el EIN, se saca con ITIN.

Ya lo explicamos completo en dos artículos, así que no lo repetimos aquí:

• ¿Necesito un EIN si no tengo Social Security Number? — qué es el EIN, quién de verdad lo necesita y cómo se saca sin Social.
• ¿Puedo abrir un negocio o LLC con ITIN? — la escalera completa, del cash a su propia compañía.

Si todavía no tiene ITIN, ese es el escalón de antes y también se lo tramitamos.

Lo que recibe después, y guárdelo

Cuando termina el trámite, usted se lleva tres papeles. Nadie le dice lo importantes que son, así que se lo decimos nosotros: guárdelos donde guarda las actas de nacimiento, y saque copia digital con el teléfono el mismo día.

• El certificado del Secretario de Estado de Illinois. Es el acta de nacimiento de su compañía. Prueba que el negocio existe y desde cuándo.
• La carta CP-575 del IRS. Es la que trae su EIN. Esta es la que más se pierde y la más molesta de reponer: el IRS no la manda de nuevo así nada más, y conseguir el reemplazo toma su tiempo y varias llamadas.
• El certificado de registro del negocio con el estado.

¿Para qué los va a necesitar? Para lo de todos los días: el banco se los va a pedir para abrir la cuenta del negocio, y también aparecen cuando pide un préstamo, cuando le piden seguro, cuando un cliente grande le abre cuenta de proveedor y cuando renueva licencias. Nosotros guardamos copia en su expediente, pero el original es suyo y le toca cuidarlo.

Si ya tiene el negocio y viene por payroll o bookkeeping

Esa es la otra mitad del camino, y ya la tenemos escrita completa: ¿qué necesito para empezar mi payroll y mi bookkeeping?. En resumen, lo que de verdad detiene el arranque de una nómina es corto:

• La carta CP-575 del IRS con su EIN — y el nombre del negocio tiene que quedar igual que en esa carta, letra por letra.
• La cuenta de banco del negocio, de donde salen los impuestos de nómina.
• Sus números de Illinois (IDOR e IDES). Si el negocio es nuevo, nosotros se los tramitamos.
• La póliza de workers’ comp activa ANTES del primer empleado. Antes, no el mismo día.
• De cada empleado: W-4, IL-W-4, I-9, identificación con foto y tarjeta del Seguro Social.

Y para los libros: los estados de cuenta del banco y de las tarjetas del negocio, las ventas por local y los recibos de cada periodo. Una cosa que le conviene saber desde hoy: cualquier carta del gobierno, pásenosla dentro de unos cinco días, porque el plazo corre desde la fecha impresa en la carta y no desde el día que usted la abre.

Vea también payroll y bookkeeping.

Si le falta algo, venga de todos modos

De verdad. Si trae el nombre pero no los nombres de respaldo, si no ha decidido los porcentajes con su socio, si no tiene ITIN todavía — venga igual. Casi siempre se puede avanzar con lo que trae y dejar pendiente lo que falta, y siempre es mejor empezar que quedarse pensándolo un año más.

Llámenos antes si quiere que le confirmemos su lista: regálenos una llamada o escríbanos por WhatsApp. Y si quiere ver todo lo que hacemos por los negocios —formación, impuestos de la compañía, reporte anual, libros y nómina— está en negocios y corporaciones. Estamos para apoyarlos en lo que más podamos.