Payroll
1099 vs W-2: ¿cómo le pago a mi gente en regla?
Llegó el momento en que el negocio creció y ya necesita manos. Y con eso, la pregunta del millón: “¿les pago por W-2 o por 1099?”. Mucha gente cree que es su decisión — que puede escoger el 1099 porque sale más barato. Aquí le decimos la verdad, sin rodeos: no lo escoge usted, lo decide cómo es la relación de trabajo. Vamos a que lo haga bien y duerma tranquilo.
Verificado el 14 de agosto de 2026. La prueba de clasificación del IRS, las tasas de nómina y el umbral nuevo del 1099 los revisamos hoy. Las fuentes están al final.
Empleado (W-2) o contratista (1099): la diferencia de fondo
- Empleado (W-2): usted le retiene income tax, Social Security y Medicare, paga la mitad que le toca al patrón, y cubre el desempleo. Recibe una W-2 al final del año.
- Contratista independiente (1099-NEC): usted no le retiene nada; él es su propio jefe y paga su propio self-employment tax. Recibe un 1099-NEC.
Un mismo trabajo no puede ir por los dos caminos. Y la clasificación tiene consecuencias grandes en lo que usted paga y reporta.
Lo que sí importa: no lo escoge usted
Aquí está el punto que le puede ahorrar un dolor de cabeza carísimo. El IRS mira la relación real con una prueba de tres partes:
- Control del comportamiento: ¿usted decide cómo, cuándo y con qué se hace el trabajo? Eso pinta a empleado.
- Control financiero: ¿usted pone las herramientas, reembolsa gastos, y el trabajador no arriesga ganancia ni pérdida? Empleado.
- Tipo de relación: ¿hay permanencia, beneficios, y el trabajo es parte central de su negocio? Empleado.
Ningún factor decide solo — se mira el conjunto. Pero la conclusión es clara: poner “1099” para ahorrarse la nómina de alguien que en realidad es empleado no es un atajo, es un problema.
Si es empleado (W-2): sus obligaciones
Con números:
- Social Security: 6.2% usted + 6.2% el empleado (sobre el salario hasta el tope anual — $184,500 en 2026, y sube cada año).
- Medicare: 1.45% cada lado, sin tope. (Un 0.9% extra al empleado sobre lo que pase de $200,000.)
- FUTA (desempleo federal): 6% sobre los primeros $7,000 de cada empleado, normalmente 0.6% neto tras el crédito estatal.
- Reportes: la 941 cada trimestre y las W-2/W-3 al año (la 940 para FUTA).
- En Illinois: retiene el 4.95% estatal (forma IL-941) y paga el desempleo estatal (IDES), con su propia base salarial anual.
Es más papeleo, sí — pero es lo que mantiene al negocio limpio y sin sustos.
Si es contratista (1099): lo básico bien hecho
- Pídale una forma W-9 firmada antes de pagarle (ahí van su nombre y su número). Guárdela.
- Entréguele un 1099-NEC a más tardar el 31 de enero.
- Umbral (¡ojo con el cambio!): para pagos de 2025, se emite 1099 si le pagó $600 o más. Para pagos hechos a partir del 1 de enero de 2026, el umbral sube a $2,000.
Y aunque no llegue al umbral, el ingreso del contratista sigue siendo declarable — el umbral es solo para cuándo usted debe mandar la forma.
Lo que cuesta equivocarse
Si el IRS decide que su “contratista” era en realidad empleado, le puede cobrar los impuestos de nómina que no retuvo ni pagó, más multas e intereses. Existe la forma SS-8 para pedirle al IRS que determine el estatus, y en ciertos casos un alivio llamado Sección 530 — si trató a todos igual, presentó los 1099 y tenía una base razonable. Pero la lección es simple: clasificar bien desde el inicio sale mucho más barato que arreglarlo después.
Un detalle migratorio: la I-9
La forma I-9 (verificación de permiso para trabajar) es solo para empleados — los contratistas no la llenan. Eso sí, un negocio no puede contratar a sabiendas a alguien sin autorización. Es un tema aparte de los taxes, y donde toca lo migratorio, siempre con un abogado de inmigración.
Dónde entramos nosotros
El camino para hacerlo solo: use la prueba de control para clasificar bien, corra la nómina con sus retenciones y reportes si son empleados, o junte W-9 y emita 1099 si son contratistas. Puede hacerlo por su cuenta, o puede dejar que le llevemos la nómina y los reportes para que usted se dedique al negocio.
En JD Tax armamos payroll y la estructura de su negocio en regla, desde el primer empleado. Si apenas está formalizando, vea también ¿puedo abrir un negocio o LLC con ITIN? Regálenos una llamada o escríbanos por WhatsApp — estamos para apoyarlos en lo que más podamos.
Fuentes
- Independent contractor (self-employed) or employee? — IRS (prueba de control; misclasificación; SS-8)
- Topic no. 751, Social Security and Medicare withholding rates — IRS (6.2% y 1.45% cada lado; 0.9% adicional; base salarial)
- Topic no. 759, Form 940, FUTA — IRS (6% sobre los primeros $7,000; 0.6% neto)
- Employment taxes — IRS (formas 941, 940, W-2/W-3)
- Forms and associated taxes for independent contractors — IRS (W-9; 1099-NEC)
- 2026 Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC — IRS (umbral de $600 en 2025; $2,000 desde 2026; entrega 31 de enero)
- Withholding income tax — Illinois Department of Revenue (retención estatal 4.95%, forma IL-941)
- Form I-9, Employment Eligibility Verification — USCIS (solo para empleados)