Taxes
Forma W-7 línea por línea: cómo llenarla sin errores
La forma W-7 es la que le pide el ITIN al IRS. Son dos hojas y se ve sencilla, pero el IRS rechaza muchísimas por detalles bobos: una casilla mal marcada, un nombre que no coincide con el pasaporte, una dirección vieja. Y un rechazo no son cinco minutos: son otras 7 a 11 semanas de espera.
Así que aquí la vamos a recorrer casilla por casilla, como se la explicamos a alguien sentado enfrente.
Verificado el 9 de septiembre de 2026 contra las instrucciones vigentes de la forma W-7 (revisión de diciembre de 2024). Las fuentes van al final. Los precios y los tiempos se mueven: verifique antes de pagar y antes de ir.
(La imagen es de una versión anterior de la forma y sirve para ubicarse; baje siempre la versión actual del sitio del IRS.)
Antes de empezar: junte esto
- Su declaración de impuestos ya preparada. La W-7 casi nunca va sola: va grapada adelante de la declaración. (Las excepciones existen, pero son pocas y hay que sustentarlas. En resumidas cuentas, es más fácil hacer sus taxes.)
- Su pasaporte vigente — es el único documento que sirve solo. Si no lo tiene, necesita dos documentos de la lista del IRS: uno de identidad con foto y otro que pruebe que es extranjero. La prueba de que vive en USA no es para todos: el IRS se la pide solo a los dependientes, y solo si su pasaporte no trae la fecha de entrada a Estados Unidos.
- La forma en blanco, bajada gratis del IRS.
Todo lo que se escriba en la forma tiene que coincidir letra por letra con el documento con foto. Si en el pasaporte dice “María de los Ángeles”, en la forma va “María de los Ángeles”, no “Mary” ni “Maria”.
Arriba de todo: ¿aplicación nueva o renovación?
Hasta arriba hay dos cuadritos: Apply for a new ITIN (sacarlo por primera vez) o Renew an existing ITIN (renovarlo). Marque uno. Suena obvio, y aun así es de los errores que vemos.
Si no está seguro de si el suyo venció, revíselo aquí: 7 pasos para la renovación del ITIN.
“Reason you’re submitting Form W-7” — la casilla que más rechazos causa
Antes de la línea 1 hay una lista de razones, de la a a la h. Solo se marca una (salvo casos raros que le explicamos aparte). Estas son, en el orden del IRS:
| Casilla | Qué dice | A quién le toca normalmente |
|---|---|---|
| a | Extranjero no residente que necesita ITIN para reclamar un beneficio de tratado fiscal | Casos de tratado; poco común aquí |
| b | Extranjero no residente que presenta una declaración federal | Quien no pasa la prueba de días en USA |
| c | Residente para efectos de impuestos (por días presente en USA) que presenta una declaración federal | La mayoría de nuestros clientes |
| d | Dependiente de ciudadano o residente de USA | Sus hijos, su mamá, su dependiente |
| e | Esposo o esposa de ciudadano o residente de USA | Su pareja |
| f | Estudiante, profesor o investigador no residente | Casos de visa académica |
| g | Dependiente o cónyuge de un extranjero no residente con visa de USA | Poco común aquí |
| h | Otra razón | Solo si de verdad no cabe en ninguna |
Ojo con esto: si marca d o e, la forma le pide además el nombre y el número (SSN o ITIN) del ciudadano o residente del que depende, y en el caso de d, el parentesco. Es donde se atoran las familias: el papá pone su ITIN, la mamá pone el de ella, y el niño tiene que apuntar al de quien lo reclama.
Línea 1a — Su nombre legal
Nombre, segundo nombre y apellidos exactamente como aparecen en el documento de identidad que va a mandar. Este es el nombre que va a quedar en sus declaraciones para siempre, así que vale la pena verlo dos veces.
Línea 1b — Su nombre de nacimiento, si es diferente
Solo si el nombre en su acta de nacimiento no es el mismo de la línea 1a (por matrimonio, por adopción, por corrección). Si es igual, se deja vacía.
Línea 2 — Su dirección de correo
La dirección en Estados Unidos donde usted de verdad recibe correo. Es importante por dos razones: ahí le van a regresar sus documentos originales y ahí le llega la carta CP565 con su número ITIN.
Si se mudó, ponga la nueva. Un pasaporte devuelto a una dirección vieja es un dolor de cabeza que no se lo deseamos a nadie.
Línea 3 — Su dirección en el extranjero
La dirección de su país, donde reside o residía de forma permanente. No se pone “same”: si su dirección extranjera es la misma que la de arriba, el IRS espera que la escriba completa. Y no se puede poner un apartado postal (P.O. Box) solo.
Línea 4 — Su nacimiento
Fecha de nacimiento en formato MM/DD/AAAA —a la americana, mes primero; este es el error clásico de quien está acostumbrado a día/mes— y el país de nacimiento con su nombre completo, sin abreviaturas. La ciudad y el estado son opcionales.
Línea 5 — Sexo
Un cuadrito: Male o Female. No se deja vacío.
Línea 6a — País o países de ciudadanía
Escrito completo: “México”, no “MEX”. Si tiene doble nacionalidad, van los dos.
Línea 6b — Su número de identificación fiscal de su país
Si su país le dio un número de contribuyente (en México, el RFC), va aquí. Si no tiene, se deja vacía. No pasa nada.
Línea 6c — Su visa de no inmigrante
Solo si tiene una. Aquí va la clasificación, el número y la fecha de vencimiento de la visa. Si usted no tiene visa, esta línea se deja en blanco — y aquí está lo importante: dejarla en blanco no es una confesión de nada. La forma no pregunta su estatus migratorio en ninguna parte.
Si esto le preocupa, lo tratamos completo y con fuentes en ¿me pueden deportar por hacer taxes?.
Línea 6d — El documento con el que se identifica
Aquí se marca qué documento manda (pasaporte, matrícula consular, licencia, acta de nacimiento…), quién lo emitió, el número del documento, su fecha de vencimiento y la fecha de entrada a USA si el documento la trae.
Recuerde la regla de oro: el pasaporte vigente es el único documento que sirve solo. Sin pasaporte, hacen falta dos documentos de la lista del IRS: uno de identidad con foto y otro que compruebe su condición de extranjero.
La excepción son los dependientes. Si el pasaporte del dependiente no trae la fecha de entrada a Estados Unidos, hay que agregar además un documento que pruebe que vive aquí, y cuál sirve depende de la edad: menor de 6 años, récord médico de USA, récord escolar de USA, ID estatal o visa de USA; de 6 a 17 años, récord escolar de USA, ID estatal, licencia de conducir o visa de USA; de 18 años o más, récord escolar de USA (solo si es menor de 24 y es estudiante), ID estatal, licencia de conducir, visa, estado de cuenta del banco, contrato de renta o un bill de servicios de una propiedad en USA a su nombre. Si usted saca su propio ITIN, o el de su esposo o esposa, esta parte no le toca.
Y un dato honesto: para el acta de nacimiento civil, el IRS la exige cuando el solicitante es menor de 18 años y no presenta pasaporte vigente.
La lista completa de los 13 documentos aceptados, con las reglas de edad y la regla de la foto, la mantenemos en un solo lugar del sitio: cómo sacar un ITIN Number. Si va a renovar, el camino está en 7 pasos para la renovación del ITIN.
Línea 6e y 6f — ¿Ya había tenido un ITIN antes?
6e pregunta si el IRS ya le había asignado alguna vez un ITIN o un número interno (IRSN). 6f es donde escribe ese número anterior si lo tuvo.
No lo esconda por miedo a que “salga algo”. Si usted ya tuvo un ITIN y no lo declara, el IRS se lo va a encontrar de todos modos y el paquete rebota.
Línea 6g — Solo para estudiantes (casilla f)
Nombre de la institución educativa, dónde está y cuánto tiempo piensa quedarse. Si usted no marcó la casilla f arriba, esta no le toca.
La firma
Firma y fecha. Aquí las reglas del IRS:
- Dependiente menor de 18 años: firma el papá, la mamá o el tutor nombrado por una corte, y se marca la casilla que dice quién está firmando.
- Dependiente de 18 años o más: puede firmar él mismo, o el papá o el tutor.
- Si la persona no puede firmar: puede poner una X o su huella delante de un testigo.
También hay un espacio para el teléfono. Póngalo — es por donde el IRS llama si falta algo, y una llamada contestada le puede ahorrar seis semanas.
Los 6 errores que más nos toca corregir
- Casilla de razón equivocada (marcar b cuando iba c, o poner al niño como c en vez de d).
- Fecha de nacimiento al revés — día/mes en vez de mes/día.
- Nombre que no coincide con el pasaporte, o abreviado.
- Dirección vieja en la línea 2 y los documentos originales perdidos en el camino.
- Poner “same” en la dirección extranjera de la línea 3.
- Mandar la W-7 sin la declaración de impuestos, cuando no aplica ninguna excepción.
¿A dónde se manda? Y antes de eso: escoja camino
Hay dos formas de entregar esta forma, y no dan el mismo resultado para su pasaporte.
Camino A — usted solo, por correo. Adentro del sobre van sus documentos originales. El IRS se los regresa por correo cuando termina de revisarlos, y eso son semanas; si el sobre se pierde, se perdió su pasaporte. La dirección:
Internal Revenue Service ITIN Operation P.O. Box 149342 Austin, TX 78714-9342
Mándelo por correo certificado con acuse de recibo — al 9 de septiembre de 2026 andaba entre $11 y $13 usd (verifique antes de pagar) y le avisan cuándo llegó. Van los originales adentro, así que no es el lugar para ahorrarse cuatro dólares.
Camino B — sin soltar el original. Puede evitar mandar el pasaporte usando un Certifying Acceptance Agent (CAA) —es lo que somos nosotros—, que revisa y certifica sus documentos, se los devuelve el mismo día y manda el paquete por usted; o pidiendo cita en un Taxpayer Assistance Center del IRS al 844-545-5640, donde se los autentican gratis y se los regresan en la misma cita (la cita puede tardar varias semanas; verifique antes de ir).
No mande su pasaporte original por correo sin saber que existe el camino B.
Con los dependientes hay una excepción que conviene tener clara antes de escoger camino:
Para un dependiente, traiga el pasaporte si lo tiene. El pasaporte vigente es el único documento que siempre podemos certificar.
En nuestra experiencia como agente certificador, el IRS ha ido cambiando qué documentos de un dependiente puede certificar un CAA, y hoy hay documentos de dependiente que no podemos certificar. Cuando toca uno de esos, ese original sí se manda al IRS y el IRS se lo regresa por correo. Es justo el caso en que alguien podría soltar un pasaporte por error, así que se lo decimos de frente. Este límite es práctica de nuestra oficina como agente certificador del IRS, siguiendo los cambios de política del IRS sobre lo que un CAA puede certificar; no es una cita de las instrucciones de la forma W-7 (dato revisado el 11 de septiembre de 2026).
¿Y luego?
El IRS publica 7 semanas para avisarle del resultado, y 9 a 11 semanas si aplicó entre el 15 de enero y el 30 de abril o desde fuera del país. Cuando le aprueben, le llega la carta CP565 con su número — guárdela, porque la va a necesitar.
Si pasan las semanas y no llega nada, se puede llamar: le explicamos cómo llegar a un agente en español en el teléfono del IRS.
Si prefiere no pelearse con la forma, nosotros la llenamos, revisamos sus documentos y armamos el paquete completo con su preparación de impuestos. Regálenos una llamada o escríbanos por WhatsApp; estamos para apoyarlos en lo que más podamos.